Überblick
SEPA-Lastschrift und SEPA-Überweisung
Um den innereuropäischen Zahlungsverkehr zu vereinfachen haben sich insgesamt 32 Länder (EUMitgliedsstaaten sowie Island, Liechtenstein, Norwegen und die Schweiz) verständigt, international gültige Standards für Überweisungen und Lastschriften einzuführen. Ab 01. Februar 2014 sind diese Standards national und im europäischen Raum verpflichtend.
Die einzelnen SEPA-Verfahren im Überblick
Insgesamt gibt es drei verschiedene Verfahren: die SEPA-Überweisung, die SEPA-Basislastschrift und die SEPA-Firmenlastschrift. Seit 2008 gibt es bereits für internationale Überweisungen einheitliche Standards (BIC und IBAN). Dies wurde jetzt auch für Lastschriften eingeführt. Dabei wird unterschieden in Lastschriften mit Endverbrauchern (SEPA-Basislastschrift) und in Lastschriften zwischen Firmen bzw. Unternehmen (Firmen-Lastschrift).
SEPA-Überweisung
Das Besondere an der neuen SEPA-Überweisung ist, dass mit ihr sowohl Inlandsüberweisungen als auch internationale Überweisungen innerhalb der EU sowie von und nach Island, Liechtenstein, Norwegen und der Schweiz möglich sind. Diese Internationalisierung bedeutete aber auch, dass die bisher bei Überweisungen verwendeten nationalen Kontonummern und Bankleitzahlen durch einheitliche Formate ersetzt werden mussten. Zu diesem Zweck hat das ECBS, das European Committee for Banking Standards bzw. Europäisches Normierungsgremium, die IBAN als neue europäische Kontonummer eingeführt. Anstelle der bisherigen Bankleitzahlen tritt der BIC (Bank Identifier Code = internationale Bankleitzahl), welcher von der SWIFT festgelegt wird und daher oftmals auch als SWIFT-Code bezeichnet wird.
Zur problemlosen Nutzung dieses neuen Systems sind alle Unternehmen und Organisationen dazu angehalten, ihre Kontoangaben bis Ende 2010 auf IBAN und BIC umzustellen.
Die SEPA Überweisung hat folgende Merkmale:
- Die maximale Ausführungsfrist von elektronischer Auftragserteilung bis zur Gutschrift auf dem Empfängerkonto beträgt 1 Arbeitstag
- SEPA Überweisungen werden dem Empfänger mit dem gesamten Betrag ohne Abzüge gutgeschrieben
- IBAN und BIC ersetzten Kontonummer und Bankleitzahl
- Die Länge des Verwendungszwecks beträgt 140 Zeichen, und Banken müssen den gesamten Verwendungszweck im Kontoauszug darstellen
- Neue, optionale Datenelemente:
– Separates Auftraggeber-Referenzfeld
– Separate Felder für Transaktionen “im-Auftrag-von”
– Purpose Codes und Category Purpose Codes - Nicht-eilige Massenzahlungen in Euro
- Das SEPA XML Format ist verpflichtend zwischen Banken, aber nicht in der Kunde-Bank-Beziehung, wo weiterhin bilaterale Vereinbarungen getroffen werden können
SEPA-Basislastschrift
Mit der Einführung der SEPA (Single Euro Payments Area) Lastschrift wird es zu weit reichenden Veränderungen im Lastschriftzahlungsverkehr kommen. Wir empfehlen Ihnen, sich rechtzeitig mit dem Thema SEPA auseinander zu setzen und zu prüfen, ob z. B. Ihr Bankprogramm aber auch ihre Mitgliederverwaltung „SEPA-tauglich“ ist.
Worin unterscheidet sich die SEPA-Lastschrift von der Einzugsermächtigung:
SEPA-Lastschrift | Einzugsermächtigung | |
Nutzung | National und im europäischen Raum gültig | Nur national gültig |
Ausführung | Enthält einen Fälligkeitstermin | Sichtlastschrift |
Frist für Rückbuchung | SEPA-Basislastschrift Rückgabemöglichkeit innerhalb von 8 Wochen (SEPA-Firmenlastschrift keine Rückgabemöglichkeit); bei unautorisiertem Mandat 13 Monate | Rückgabemöglichkeit innerhalb von 6 Wochen; bei unautorisierter Abbuchung 13 Monate |
Identifizierung | enthält klaren Bezug auf die Lastschrift (Gläubiger-Identifikationsnummer, und Mandatsnummer) | keine |
Anfechtung | Bei einer Anfechtung des Mandates durch den Zahler muss der Gläubiger das SEPA-Mandat über die Bank an den Zahler liefern | Die Anfechtung muss bilateral zwischen dem Gläubiger und Zahlungspflichtigen ohne Ein-schaltung der Banken durchgeführt werden |
Mandatsdauer | Das SEPA-Mandat erlischt nach 36 Monaten der Nicht-Nutzung | Bis auf Widerruf |
Einzug vom Konto | Aufgrund des SEPA-Mandates gilt der Einzug der SEPA-Lastschrift stets als autorisierte Zahlung | Einzugsermächtigung grundsätzlich unautorisiert |
Genutzte Nummern
| IBAN und BIC | Kontonummer und Bankleitzahl |
Wie Sie aus dieser Gegenüberstellung sehen können, bestehen erhebliche Unterschiede zwischen diesen beiden Formen.
Bei der SEPA-Lastschrift muss zwingend eine Gläubiger-Identifikationsnummer und eine Referenz zu einem SEPA-Mandat, das bei Geschäftsabschluss vom Zahlungspflichtigen unterschrieben und vom Zahlungsempfänger gespeichert wird, angegeben werden. Der Zahlungsempfänger muss diesesMandat 14 Monate lang nach der letzten erfolgten Abbuchung aufbewahren.
Die Gläubiger-Identifikationsnummer erteilt die Deutsche Bundesbank in Abstimmung mit der Deutschen Kreditwirtschaft auf elektronischen Antrag.
Beachten Sie bitte, dass der Antrag nur elektronisch möglich ist. Kosten entstehen Ihnen für die Beantragung nicht.
Die Gläubiger-ID ist maximal 35 Zeichen lang und besteht aus folgenden Bestandteilen:
- jeweiliger ISO-Ländercode (2 Stellen, z.B. „DE“, „AT“ usw.),
- Prüfzahl (2 Stellen analog zur IBAN-Prüfzahl gemäß ISO 13616:2003),
- alphanumerische, dreistellige Geschäftsbereichskennung (Creditor Business Code), die von dem Gläubiger selbst z. B. zur Kennzeichnung einzelner Geschäftsbereiche oder Filialen vergeben werden kann, und die nicht in die Prüfziffernberechnung eingeht,
- nationales Identifikationsmerkmal.
Die Einzugsermächtigung für SEPA heißt Mandat. Es wird zwischen 3 Arten unterschieden:
- das papiergebundene Mandat mit eigenhändiger Unterschrift
- das e-Mandat des EPC (European Payments Council) ? Diese Form des Mandats ist ein freiwilliger Service der Banken und wird von der Deutschen Kreditwirtschaft nicht angeboten.
- das elektronische Mandat mit einer sicheren Unterschrift ?Die Deutsche Kreditwirtschaft ist
durch das Regelwerk des EPC verpflichtet, diesen Mandatstyp zu unterstützen. Dies ist aber zurzeit noch nicht der Fall. Auf dem Mandat – Sie finden am Ende dieses Dokumentes verschiedene Muster – muss zwingend die Gläubiger-ID angegeben sein. Besteht bereits eine Einzugsermächtigung, kann diese ab dem 09.07.2012 als SEPA-Mandat übernommen werden. Dazu müssen Sie Ihre Kunden anschreiben und Sie über die Umstellung (also z.B. über die neue Widerspruchsfrist) und dabei auch gleich über Ihre Gläubiger-ID und die verwendete Mandatsreferenz unterrichten. Das Datum dieser Unterrichtung wird als Datum des SEPA-Mandats verwendet und muss zwischen dem 09.07.2012 und mindestens fünf Werktage vor dem ersten SEPA-Lastschrifteinzug liegen.
Unter der Mandatsreferenz wird die eindeutige Zuordnung des Kunden zu einer Abbuchung verstanden, z. B. die Kundennummer. Diese ist dem Kunden mitzuteilen, am besten schon auf dem SEPA-Mandat.
Hinweis: Wir empfehlen Ihnen ab sofort jede Einzugsermächtigung als „Kombi-Mandat“ mitnationaler Einzugsermächtigung für jetzt und SEPA-Mandat für später zu gestalten.
Bei jeder Lastschrift müssen Sie mitschicken, wann der Kunde sein SEPA-Mandat unterschrieben hat bzw. wann der Kunde auf die Umstellung vom Einzugsermächtigungsverfahren auf SEPA unterrichtet wurde.
Wie oben schon geschrieben, wird die SEPA-Lastschrift zu einem bestimmten Fälligkeitstermin ausgeführt. An diesem Tag steht beim Kunden die Lastschrift und bei Ihnen die Gutschrift im Kontoauszug. Dieses Datum müssen Sie im Lastschriftauftrag festlegen und dem Kunden mindestens 14 Tage vorher mitteilen (diese Frist kann allerdings einzelvertraglich verkürzt werden und z. B. in der Rechnung angegeben werden: „Rechnungsbetrag wird am XX.XX.XXXX von Ihrem Konto abgebucht“).
Als nächsten Schritt müssen Sie Ihre Aufträge aufteilen nach einmaligen, erstmaligen, wiederholten und letzten Lastschriften (also ob Sie von diesem Konto dieses Kunden erstmalig abbuchen oder schon einmal abgebucht haben oder dies nie wieder tun werden etc.). Für die ersten beiden Varianten gilt eine Einreichungsfrist von fünf Bankarbeitstagen (Ihre Bank kann eine noch längere Frist vorschreiben), für die letzten beiden eine Frist von zwei Bankarbeitstagen (Ihre Bank kann eine längere Frist vorschreiben).
Das bedeutet: Sie müssen sich künftig merken, von welchem Konto welches Kunden Sie bereits abgebucht haben (zumindest wenn Sie aus der verkürzten Frist bei wiederholten Lastschriften, z. B. bei Abonnements, profitieren wollen und nicht alle Lastschriften grundsätzlich als „einmalig“ einliefern).
Allzu früh dürfen Sie aber auch wieder nicht einliefern: Je nach Bank frühestens 14 oder 30 (diesmal Kalender-, nicht Bankarbeits-!)Tage vor dem Buchungsdatum. Je nach Lage von Wochenenden und Feiertagen kann das „Einlieferungszeitfenster“ also verflixt kurz sein!
Der Einzug wird Ihnen, je nach Bank, i. d. R. erst nach fünf Bankarbeitstagen valutiert (statt bisher zwei).
Wichtig: Die Zeitspanne vom Einreichen der Lastschrift bei der Bank bis zur Gutschrift auf Ihrem Konto wird erheblich länger. Hatten Sie bisher in der Regel innerhalb von 2 Tagen das Geld als Gutschrift auf Ihrem Konto, kann es jetzt 2 Wochen und länger dauern. Beachten Sie dies auch bei Ihrer Liquiditätsplanung.
SEPA-Firmenlastschrift
Die SEPA-Firmenlastschrift ist nur zwischen Firmen und Unternehmen zulässig und nicht bei Endverbrauchern.
Für das SEPA-Firmenlastschriftverfahren benötigen Sie ein so genanntes B2B-Mandat. Die Bank des Zahlungspflichtigen ist zur Prüfung der SEPA-Firmenlastschrift (Direct Debit B2B) gegen das Mandat verpflichtet (dieses muss bei der Bank hinterlegt sein). Der Zahlungsempfänger und seine Bank müssen die Lastschrift so rechtzeitig zum Einzug weiterleiten, dass die Datei bei der Bank des Zahlungspflichtigen mindestens 1 Tag vor Fälligkeit vorliegt. Anders als bei der Basis-Lastschrift haben Sie hier keine Rückgabemöglichkeit wegen Widerspruch, dies betrifft allerdings nicht die unautorisierten Lastschriften. Auch muss eine Rückgabe durch die Bank des Zahlungspflichtigen innerhalb von 2 Tagen erfolgen.
Technische Veränderungen
SEPA-Lastschriften werden nicht mehr als DTAUS-, sondern als XML- Dateien bei der Bank eingeliefert. Ihre Software, die bisher DTAUS- Dateien erzeugt hat, muss daher künftig XML-Dateien erzeugen; und Ihre Software, die bisher die DTAUS-Dateien zur Bank übertragen hat, muss künftig die XML-Dateien zur Bank übertragen. Das geht nicht bei allen Banken mit HBCI, so dass Sie bei Ihrer Bank u. U. einen EBICS-Zugang einrichten müssen. Falls Sie schon einen EBICS-Zugang haben, muss dieser für die neuen SEPA-Auftragsarten (CCT, CDD, SCT, SDD usw.) freigeschaltet werden.
Das sollten Sie überprüfen
- Überprüfen Sie Ihr bestehendes Bankprogramm, wenn Sie Ihre Daten online übertragen, ob dieses SEPA-tauglich ist. Wenn nicht, nehmen Sie rechtzeitig Kontakt mit Ihrer Bank auf.
- Können Sie in Ihre Mitgliederverwaltung die IBAN und den BIC eingeben, sprich reicht die Feldlänge aus?
- Haben Sie von jedem Ihrer Kunden die IBAN und den BIC vorliegen?
- Haben Sie von jedem Kunden ein SEPA-Mandat mit Datum?
- Haben Sie Ihre Gläubiger-Identifikationsnummer vorliegen?
- Haben Sie, wenn Sie die Bearbeitungszeit bei Ihrer Bank verkürzen möchten, die Abbuchungen nach einmalig, erstmalig, wiederholt und letztmalig sortiert?
Wenn Sie alles soweit auf SEPA umgestellt haben, sollten Sie zunächst die Abbuchung testen, z. B. mit Ihrem Konto, bevor Sie die Abbuchungen von Ihren Kunden durchführen.
