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Aufbewahrungsfristen
Überblick
Auflistung der wichtigsten gesetzlichen Aufbewahrungsfristen von A bis Z
Unterlagen | Aufbewahrungsfrist | Rechtsgrundlage |
Abrechnungsunterlagen | 10 Jahre | § 147 AO, § 257 HGB |
Abtretungserklärungen, soweit erledigt | 6 Jahre | § 147 AO, § 257 HGB |
Änderungsnachweise der EDV-Buchführung | 10 Jahre | § 147 AO, § 257 HGB |
Akkreditive | 6 Jahre | § 147 AO, § 257 HGB |
Aktenvermerke | 6 Jahre | § 147 AO, § 257 HGB |
Angebote mit Auftragsfolge | 6 Jahre | § 147 AO, § 257 HGB |
Angestelltenversicherung (wenn Buchungsbelege) | 10 Jahre | § 147 AO, § 257 HGB |
Anhang zum Jahresabschluss (§ 264 HGB) | 10 Jahre | § 147 AO, § 257 HGB |
Anlagenvermögensbücher- und Karteien | 10 Jahre | § 147 AO, § 257 HGB |
Anträge auf Arbeitnehmersparzulage | 10 Jahre | § 147 AO, § 257 HGB |
Aufzeichnungspflicht Arbeitgeber bezüglich der Arbeitszeit von mehr als 8 Stunden werktägig | 2 Jahre | |
Arbeitsanweisungen (auch für EDV-Buchführung) | 10 Jahre | § 147 AO, § 257 HGB |
Aufbewahrungsvorschriften für betriebliche EDV-Dokumentation | 10 Jahre | § 147 AO, § 257 HGB |
Aufzeichnungen über ärztliche Behandlungen (Z.B. Patientendaten, Anamnese, Befund, Diagnose) | 10 Jahre | |
Ausgangsrechnungen | 10 Jahre | § 147 AO, § 257 HGB |
Außendienstabrechnungen (wenn Buchungsbeleg) | 10 Jahre | § 147 AO, § 257 HGB |
Außendienstabrechnungen (wenn sonstiger Beleg) | 6 Jahre | § 147 AO, § 257 HGB |
Bankbelege | 10 Jahre | § 147 AO, § 257 HGB |
Bankbürgschaften nach Vertragsende | 10 Jahre | § 147 AO, § 257 HGB |
Bedienerhandbücher Rechnerbetrieb | 10 Jahre | § 147 AO, § 257 HGB |
Belegformate | 10 Jahre | § 147 AO, § 257 HGB |
Beitragsabrechnungen zu Sozialversicherungsträgen, wenn Buchungsbelege | 10 Jahre | § 147 AO, § 257 HGB |
Belege, soweit Buchungsfunktion (Offene-Posten-Buchhaltung) | 10 Jahre | § 147 AO, § 257 HGB |
Sonstige Beitragsabrechnungen des Arbeitgebers mit Sozialversicherungsträgern | Ablauf des auf die letzte Prüfung folgenden Kalenderjahres | § 28f Abs. 1 SGB IV |
Benutzerhandbücher bei EDV-Buchführung | 10 Jahre | § 147 AO, § 257 HGB |
Betriebsabrechnungsbögen mit Belegen als Bewertungsgrundlagen | 10 Jahre | § 147 AO, § 257 HGB |
Betriebsabrechnungsbögen mit Belegen als Bewertungsgrundlagen | 10 Jahre | § 147 AO, § 257 HGB |
Betriebskostenrechnungen | 10 Jahre | § 147 AO, § 257 HGB |
Betriebsprüfungsberichte (steuerliche Außenprüfung) | 6 Jahre | § 147 AO, § 257 HGB |
Online-Bewerbungen auf Anzeige | Normalerweise 2 Monate nach Absage zulässig ohne Einwilligung (Bewerber müssen gem. Art 13 DSGVO bei Eingang über Dauer informiert werden) | § 26 BDSG, § 15 Abs. 4 AGG, Art. 13 DSGVO |
Bewertungsunterlagen | 10 Jahre | § 147 AO, § 257 HGB |
Bewirtungsunterlagen (Formblatt, wenn Buchungsbelege oder steuerlich erforderlich) | 10 Jahre | § 147 AO, § 257 HGB |
Bilanzen (auch Eröffnungsbilanz) | 10 Jahre | § 147 AO, § 257 HGB |
Blockdiagramme, soweit Verfahrensdokumentation | 10 Jahre | § 147 AO, § 257 HGB |
Buchungsbelege | 10 Jahre | § 147 AO, § 257 HGB |
Darlehensunterlagen (nach Vertragsende) | 6 Jahre | § 147 AO, § 257 HGB |
Darlehensunterlagen als Buchungsbeleg | 10 Jahre | § 147 AO, § 257 HGB |
Dauerauftragsunterlagen (nach Ablauf des Auftrags) | 10 Jahre | § 147 AO, § 257 HGB |
Dateien, Beschreibungen der | 10 Jahre | § 147 AO, § 257 HGB |
Dateiverzeichnisse | 10 Jahre | § 147 AO, § 257 HGB |
Datensätze, Beschreibung und Aufbau der | 10 Jahre | § 147 AO, § 257 HGB |
Datensicherungsregeln | 10 Jahre | § 147 AO, § 257 HGB |
Debitorenliste (soweit Bilanzunterlage) | 10 Jahre | § 147 AO, § 257 HGB |
Depotauszüge (soweit nicht Inventare) | 10 Jahre | § 147 AO, § 257 HGB |
Einfuhrunterlagen (Anträge, Genehmigungen, Erklärungen, Lizenzen, Zollunterlagen etc.) | 10 Jahre | § 147 AO, § 257 HGB |
Eingabebeschreibungen bei EDV-Buchführung | 10 Jahre | § 147 AO, § 257 HGB |
Eingabedatenformate | 10 Jahre | § 147 AO, § 257 HGB |
Eingangsrechnungen einschließlich Berichtigungsbelege dazu | 10 Jahre | § 147 AO, § 257 HGB |
Einheitswertunterlagen | 10 Jahre | § 147 AO, § 257 HGB |
E-Mails (Geschäftsbriefe) | 6 Jahre | § 147 AO, § 257 HGB |
E-Mails (Buchungsbelege wie Rechnungen) | 10 Jahre | § 147 AO, § 257 HGB |
E-Mails (Mahnungen) | 6 Jahre | § 147 AO, § 257 HGB |
Essensmarkenabrechnungen | 10 Jahre | § 147 AO, § 257 HGB |
Exportunterlagen | 10 Jahre | § 147 AO, § 257 HGB |
Fahrtkostenerstattungsunterlagen | 10 Jahre | § 147 AO, § 257 HGB |
Faxe (Geschäftsbriefe) | 6 Jahre | § 147 AO, § 257 HGB |
Faxe (Buchungsbelege) | 10 Jahre | § 147 AO, § 257 HGB |
Fehlermeldungen, Fehlerkorrekturanweisung bei EDV-Buchführung, wenn Buchungsbelege | 10 Jahre | § 147 AO, § 257 HGB |
Frachtbriefe | 6 Jahre | § 147 AO, § 257 HGB |
Gehaltslisten einschließlich Listen für Sonderzahlungen soweit Buchungsbeleg | 10 Jahre | § 147 AO, § 257 HGB |
Geschäftsberichte | 10 Jahre | § 147 AO, § 257 HGB |
Geschäftsbriefe (zugegangene und Wiedergabe versandter), | 6 Jahre | § 147 AO, § 257 HGB |
Geschäftsbriefe als Buchungsbeleg wie z.B. Rechnungen und Gutschriften | 10 Jahre | § 147 AO, § 257 HGB |
Geschenknachweise | 10 Jahre | § 147 AO, § 257 HGB |
Gewinn- und Verlustrechnung (nur Jahreserfolgsrechnungen) | 10 Jahre | § 147 AO, § 257 HGB |
Grundbuchauszüge, wenn Inventurunterlagen | 10 Jahre | § 147 AO, § 257 HGB |
Grundstücksverzeichnis (soweit Inventar) | 10 Jahre | § 147 AO, § 257 HGB |
Gutschriften im Sinne von „umgekehrten Rechnungen“ | 10 Jahre | § 147 AO, § 257 HGB |
Handelsbriefe (außer Rechnungen oder Gutschriften) | 6 Jahre | § 147 AO, § 257 HGB |
Handelsbücher | 10 Jahre | § 147 AO, § 257 HGB |
Handelsregisterauszüge, beglaubigte oder soweit im eigenen Interesse erforderlich | 10 Jahre | § 147 AO, § 257 HGB |
Hauptabschlussübersicht | 10 Jahre | § 147 AO, § 257 HGB |
Initiativbewerbungen per Post | 2 Monate nach Absage zulässig ohne Einwilligung (Bewerber müssen gem. Art 13 DSGVO bei Eingang über Dauer informiert werden), ab Eingang etwa maximal drei Monate ohne Einwilligung | |
Initiative Online-Bewerbungen | Normalerweise 2 Monate nach Absage ohne Einwilligung (Bewerber müssen gem. Art 13 DSGVO bei Eingang über Dauer informiert werden), ab Eingang etwa maximal drei Monate ohne Einwilligung | § 26 BDSG, § 15 Abs. 4 AGG, Art. 13 DSGVO |
Inventare (§ 240 HGB) | 10 Jahre | § 147 AO, § 257 HGB |
Investitionszulage (Unterlagen) | 6 Jahre | § 147 AO, § 257 HGB |
Jahresabschluss mit Erläuterungen | 10 Jahre | § 147 AO, § 257 HGB |
Journale für Hauptbuch oder Kontokorrent | 10 Jahre | § 147 AO, § 257 HGB |
Kalkulation und Kalkulationsunterlagen, wenn handels- oder steuerrechtlich relevant z.B. für Vorratsbewertung | 10 Jahre | § 147 AO, § 257 HGB |
Kassenberichte | 10 Jahre | § 147 AO, § 257 HGB |
Kassenbücher/-blätter | 10 Jahre | § 147 AO, § 257 HGB |
Kassenzettel, (nicht erforderlich, wenn Tagessummenbons aufbewahrt werden) | 10 Jahre | § 147 AO, § 257 HGB |
Kontenpläne und Kontenplanänderungen | 10 Jahre | § 147 AO, § 257 HGB |
Kontenregister | 10 Jahre | § 147 AO, § 257 HGB |
Kontoauszüge | 10 Jahre | § 147 AO, § 257 HGB |
Konzernabschluss (§ 290 HGB) | 10 Jahre | § 147 AO, § 257 HGB |
Konzernlagebericht (§§ 290, 350 HGB) | 10 Jahre | § 147 AO, § 257 HGB |
Kreditunterlagen, wenn Korrespondenz, | 6 Jahre | § 147 AO, § 257 HGB |
Kreditunterlagen, wenn Buchungsbeleg | 10 Jahre | § 147 AO, § 257 HGB |
Lageberichte, wenn Bilanzunterlagen | 10 Jahre | § 147 AO, § 257 HGB |
Lagerbuchführungen | 10 Jahre | § 147 AO, § 257 HGB |
Lieferscheine | 6 Jahre | § 147 AO, § 257 HGB |
Lieferscheine, sofern als Belegnachweis vor allem im Zusammenhang mit einer Rechnung | 10 Jahre | § 147 AO, § 257 HGB |
Lohnbelege als Buchungsbelege | 10 Jahre | § 147 AO, § 257 HGB |
Lohnlisten für Zwischen-, End- und Sonderzahlungen | 6 Jahre | § 147 AO, § 257 HGB |
Magnetbänder, wenn Grundbuch oder Konten- oder Belegfunktion | 10 Jahre | § 147 AO, § 257 HGB |
Mahnbescheide und Mahnungen | 6 Jahre | § 147 AO, § 257 HGB |
Mietunterlagen (nach Vertragsende), soweit Buchungsbelege | 10 Jahre | § 147 AO, § 257 HGB |
Nachnahmebelege | 10 Jahre | § 147 AO, § 257 HGB |
Nebenbücher | 10 Jahre | § 147 AO, § 257 HGB |
Online-Rechnungen | 10 Jahre | § 147 AO, § 257 HGB |
Organisationsunterlagen der EDV-Buchführung | 10 Jahre | § 147 AO, § 257 HGB |
Pachtunterlagen (nach Vertragsende), soweit Buchungsbelege | 10 Jahre | § 147 AO, § 257 HGB |
Postgiroauszüge und Belege, wenn Buchungsbelege | 10 Jahre | § 147 AO, § 257 HGB |
Preislisten | 6 Jahre | § 147 AO, § 257 HGB |
Preislisten, wenn Bewertungs- oder Buchungsunterlagen | 10 Jahre | § 147 AO, § 257 HGB |
Programmablaufbeschreibungen | 10 Jahre | § 147 AO, § 257 HGB |
Programmverzeichnisse | 10 Jahre | § 147 AO, § 257 HGB |
Protokolle, als Handelsbrief | 6 Jahre | § 147 AO, § 257 HGB |
Prozessakten | 10 Jahre | § 147 AO, § 257 HGB |
Prüfungsberichte des Abschlussprüfers | 10 Jahre | § 147 AO, § 257 HGB |
Quittungen | 10 Jahre | § 147 AO, § 257 HGB |
Rechnungen an Unternehmer | 10 Jahre | § 147 AO, § 257 HGB |
Reisekostenabrechnung | 10 Jahre | § 147 AO, § 257 HGB |
Repräsentationsaufwendungen (Unterlagen) | 10 Jahre | § 147 AO, § 257 HGB |
Aufzeichnungen über Röntgenbehandlungen | 30 Jahre nach der letzten Behandlung | |
Aufzeichnungen über Röntgenuntersuchungen und Röntgenbilder | 10 Jahre | § 28 Abs. 3 RöV |
10 Jahre | § 147 AO, § 257 HGB | |
Saldenbilanzen | 10 Jahre | § 147 AO, § 257 HGB |
Schadensunterlagen, wenn Bilanzunterlagen | 10 Jahre | § 147 AO, § 257 HGB |
Scheck- und Wechselunterlagen,
| 6 Jahre | § 147 AO, § 257 HGB |
als Buchungsbeleg | 10 Jahre | § 147 AO, § 257 HGB |
Schriftwechsel | 6 Jahre | § 147 AO, § 257 HGB |
Speicherbelegungsplan der EDV-Buchführung | 10 Jahre | § 147 AO, § 257 HGB |
Spendenbescheinigungen | 10 Jahre | § 147 AO, § 257 HGB |
Steuererklärungen | 10 Jahre | § 147 AO, § 257 HGB |
Steuerbescheide | 10 Jahre | § 147 AO, § 257 HGB |
Telefonkostennachweise, wenn Buchungsbelege | 10 Jahre | § 147 AO, § 257 HGB |
Überstundenlisten, wenn Lohnbelege | 10 Jahre | § 147 AO, § 257 HGB |
Verbindlichkeiten (Zusammenstellungen) | 10 Jahre | § 147 AO, § 257 HGB |
Verkaufsbücher | 10 Jahre | § 147 AO, § 257 HGB |
Vermögensverzeichnis | 10 Jahre | § 147 AO, § 257 HGB |
Versand- und Frachtunterlagen, wenn Buchungsbelege | 10 Jahre | § 147 AO, § 257 HGB |
Versicherungspolicen, | 10 Jahre | § 147 AO, § 257 HGB |
nach Ablauf der Versicherung | 6 Jahre | § 147 AO, § 257 HGB |
Verträge, sonstige, soweit handels- und steuerrechtlich von Bedeutung und wenn Buchungsbelege | 10 Jahre | § 147 AO, § 257 HGB |
Visitenkarten (z.B. auf Messen bekommen) | Keine |
|
Wareneingangs- und Warenausgangsbücher | 10 Jahre | § 147 AO, § 257 HGB |
Wechsel | 10 Jahre | § 147 AO, § 257 HGB |
Zahlungsanweisungen | 10 Jahre | § 147 AO, § 257 HGB |
Zollbelege | 10 Jahre | § 147 AO, § 257 HGB |
Zugriffsregelungen bei EDV-Buchführung | 10 Jahre | § 147 AO, § 257 HGB |
Zwischenbilanz (bei Gesellschafterwechsel oder Umstellung des Wirtschaftsjahres) | 10 Jahre | § 147 AO, § 257 HGB |
