Reisekosten richtig abrechnen

Bei Betriebsprüfungen nehmen sich die Finanzverwaltung und die Sozialversicherungsträger gern die Reisekostenabrechnungen vor, da hier einige Besonderheiten zu beachten sind. Aber was, wie und wie viel dürfen Sie Ihren Arbeitnehmern erstatten. Befindet sich einer Ihrer Mitarbeiter auf Dienstreise, er wird vorübergehend außerhalb seiner regelmäßigen Arbeitsstätte tätig, können Sie ihm Reisekosten, Verpflegungsmehraufwendungen, Übernachtungskosten und Nebenkosten erstatten und das teilweise steuer- und sozialversicherungsfrei. 

Fahrtkosten
Fahrtkosten sind die tatsächlichen Aufwendungen, die dem Arbeitnehmer durch die persönliche Benutzung eines Beförderungsmittels entstehen. Bei Benutzung öffentlicher Verkehrsmittel ist der entrichtete Fahrpreis einschließlich etwaiger Zuschläge anzusetzen.

Benutzt der Arbeitnehmer bei seiner beruflich veranlassten Auswärtstätigkeit sein eigenes Fahrzeug, so ist unter Nachweis der Gesamtkosten entweder

• ein Teilbetrag der jährlichen Gesamtkosten entsprechend dem Anteil der Dienstfahrten an der Jahresfahrleistung
• oder ein auf der Basis der Gesamtkosten eines Jahres ermittelter Kilometersatz anzusetzen.

Bei der Gesamtkostenermittlung ist für Personenkraftwagen und Kombifahrzeuge grundsätzlich eine Nutzungsdauer von sechs Jahren zugrunde zu legen (AfA). Bei einer hohen Fahrleistung kann auch eine kürzere Nutzungsdauer anerkannt werden.

Ohne Einzelnachweis der Gesamtkosten können die Fahrtkosten pauschal höchstens angesetzt werden mit einem Kilometersatz je gefahrenem Kilometer

• von 0,30 Euro bei einem Kraftwagen (zum Beispiel PKW) und
• von 0,20 Euro für jedes andere motorisierte Fahrzeug.

Neben den Kilometersätzen können etwaige außergewöhnliche Kosten, die für eine beruflich veranlasste Auswärtstätigkeit mit dem eigenen PKW entstanden sind, lohnsteuerfrei erstattet werden (beispielsweise nicht voraussehbare Aufwendungen für Reparaturen, die nicht auf Verschleiß beruhen, Aufwendungen zur Beseitigung von Unfallschäden oder Aufwendungen infolge eines Schadens durch den Diebstahl des Fahrzeugs).

Verpflegungsmehraufwendungen bei Inlandsreisen
Die aus Anlass einer betrieblichen Auswärtstätigkeit entstandenen Verpflegungskosten kann der Arbeitgeber seinem Arbeitnehmer lohnsteuerfrei bis zur Höhe bestimmter Pauschbeträge ersetzen.

Bei betrieblich veranlassten Auswärtstätigkeiten im Inland können die Verpflegungsmehraufwendungen pauschal für jeden Kalendertag, an dem der Arbeitnehmer von seiner Wohnung und seiner ersten Tätigkeitsstätte abwesend ist, mit folgenden Pauschbeträgen angesetzt werden:

Führt der Arbeitnehmer an einem Kalendertag mehrere Auswärtstätigkeiten durch, sind die Abwesenheitszeiten an diesem Kalendertag zusammenzurechnen. Bei einer betrieblich veranlassten Auswärtstätigkeit bestimmt sich die Abwesenheitsdauer nach der Abwesenheit von der Wohnung und der ersten Tätigkeitsstätte.

Soweit der Arbeitgeber aufgrund arbeitsrechtlicher oder sonstiger Vorschriften seinen auswärts tätigen Arbeitnehmern höhere Beträge als die oben genannten Pauschalen erstattet, ist der Differenzbetrag zwischen den steuerfreien Pauschbeträgen und den tatsächlichen Erstattungsbeträgen dem steuerpflichtigen Arbeitslohn zuzurechnen. Es ist zulässig, die Vergütungen für Verpflegungsmehraufwendungen mit Fahrtkostenvergütungen und Übernachtungskostenvergütungen zusammenzurechnen; in diesem Fall ist nur die Summe der Erstattungen steuerpflichtig, die die Summe der steuerfreien Einzelvergütungen übersteigt. Als Alternative zur individuellen Hinzurechnung zum steuerpflichtigen Arbeitslohn kann mit dem Betriebsstättenfinanzamt eine Pauschalbesteuerung unter Anwendung eines abgestimmten Steuersatzes vereinbart werden (§ 40 Abs.1 Satz 1 Nr.1 EStG).

Außerdem besteht die Möglichkeit, dass Arbeitgeber die Lohnsteuer für zusätzlich vergütete Verpflegungsmehraufwendungen mit einem Pauschsteuersatz von 25 Prozent erheben, soweit diese Verpflegungsmehraufwendungen die steuerfrei erstattbaren Pauschbeträge um nicht mehr als 100 Prozent übersteigen (§ 40 Abs. 2 Satz 1 Nr. 4 EStG).

Unentgeltliche Verpflegung
Erhält der Arbeitnehmer von seinem Arbeitgeber oder auf dessen Veranlassung von einem Dritten unentgeltlich Mahlzeiten so ist zu unterscheiden:

• Kann der Arbeitnehmer zusätzlich eine Verpflegungspauschale geltend machen (bei Dienstreisen über acht Stunden Abwesenheit), so ist diese typisierend um einen auf die Verpflegungspauschale für eine 24-stündige Abwesenheit bezogenen Pauschalsatz zu kürzen, konkret um 20 Prozent für ein Frühstück und um 40 Prozent jeweils für Mittag- und Abendessen. Der Sachbezugswert kann nicht angesetzt werden. Die Verpflegungspauschale kann maximal auf 0 gekürzt werden.
  Dieser Grundsatz gilt auch bei einer geschäftlich veranlassten Bewirtung oder einem Arbeitsessen. Auch in diesen Fällen muss die Verpflegungspauschale entsprechend gekürzt werden.
• Kann der Arbeitnehmer keine Verpflegungspauschale geltend machen (bei Dienstreisen unter acht Stunden Abwesenheit oder wenn die Drei-Monats-Frist abgelaufen ist), so kann der amtliche Sachbezugswert angesetzt werden. Dieser beträgt für ein Frühstück 1,73 Euro und für ein Mittag- und Abendessen jeweils 3,23 Euro (2018). 

Der Ansatz der oben genannten Pauschalbeträge kann unterbleiben, wenn der Arbeitnehmer mindestens einen dem Pauschalbetrag entsprechenden Betrag als Entgelt für die Mahlzeit vereinbart hat (zum Beispiel der Arbeitnehmer zahlt den Betrag bei der Abrechnung der Verpflegungspauschalen an den Arbeitgeber und bekommt entsprechend weniger ausbezahlt), oder wenn der Betrag vom Nettolohn einbehalten wird.

In dem Fall, dass der Arbeitnehmer im Rahmen einer Dienstreise im Hotel ein Frühstück vom Arbeitgeber ersetzt bekommt, gilt Folgendes: werden Übernachtungskosten aufgrund eines Einzelnachweises (Hotelrechnung) geltend gemacht, ist zu beachten, dass die in einer Hotelrechnung gesondert ausgewiesenenKosten des Frühstücks nicht zu den Übernachtungskosten gehören. Soweit das Frühstück dennoch dem Arbeitnehmer ersetzt wird, bedeutet dies, dass es grundsätzlich nach den oben genannten Grundsätzen lohnversteuert werden muss. Das Gleiche gilt, wenn in der Hotelrechnung nur ein Gesamtpreis für Übernachtung und Frühstück oder ggf. auch Mittag-/Abendessen ausgewiesen und sich daher der Preis für die Verpflegung nicht feststellen lässt. 

Übernachtungskosten bei Inlandsreisen
Die aus Anlass einer Dienstreise oder eines Dienstganges entstandenen Übernachtungskosten kann der Arbeitgeber seinem Arbeitnehmer lohnsteuerfrei ersetzen

• in Höhe der nachgewiesenen tatsächlichen Aufwendungen oder
• ohne Einzelnachweis bis zur Höhe eines Pauschbetrages von 20 Euro, sofern der Arbeitnehmer die Unterkunft nicht vom Arbeitgeber oder aufgrund seines Dienstverhältnisses von einem Dritten unentgeltlich erhalten hat. Auch bei Übernachtung in einem Fahrzeug ist die steuerfreie Zahlung der Pauschbeträge nicht zulässig. Bei Benutzung eines Schlafwagens oder einer Schiffskabine dürfen die Pauschbeträge nur dann steuerfrei gezahlt werden, wenn die Übernachtung in einer anderen Unterkunft begonnen oder beendet worden ist.

Beruflich veranlasste Unterkunftskosten im Rahmen einer längerfristigen Auswärtstätigkeit an ein- und derselben auswärtigen Tätigkeitsstätte sind im Zeitraum von 48 Monaten unbeschränkt steuerfrei ersetzbar bzw. als Werbungskosten abzugsfähig. Nach diesem Zeitraum werden nur noch 1000 Euro monatlich steuerfrei erstattet. Für Auslandsübernachtungen gilt dies nicht.

Werden dem Arbeitnehmer die entstandenen Übernachtungskosten vom Arbeitgeber nicht oder nicht bis zur steuerlich zulässigen Höhe ersetzt, so kann der Arbeitnehmer als Werbungskosten nur die nachgewiesenen tatsächlichen Übernachtungskosten (also nicht den Pauschbetrag) geltend machen.

Sachbezugswerte 2020
Stand: Dezember 2019

Der Bundesrat hat am 08. Novenver 2019 der Elften Verordnung zur Änderung der Sozialversicherungsentgeltverordnung zugestimmt. Mit Schreiben des BMF vom 29.11.2019 wurden die neuen Sachbezugswerte veröffentlicht. Unter anderem gelten folgende Richtwerte:

Der Monatswert für Verpflegung steigt ab dem 1. Januar 2019 auf 258 Euro. Für verbilligte oder unentgeltliche Mahlzeiten an Arbeitnehmer sind Kalender täglich ab diesem Zeitpunkt für ein Frühstück 1,80 Euro und für ein Mittag- oder Abendessen 3,40 Euro anzusetzen.

Der Monatswert für Unterkunft und Miete beträgt ab dem 1. Januar 2020 235 Euro.

Die neuen Sachbezugswerte 2020 können bereits ab dem ersten Abrechnungsmonat des Jahres 2020 angewendet werden.

Diese Information soll nur erste Hinweise geben und erhebt daher keinen Anspruch auf Vollständigkeit. Obwohl dieses Merkblatt mit größtmöglicher Sorgfalt erstellt wurde, kann eine Haftung für die inhaltliche Richtigkeit nicht übernommen werden.

Quelle: AOK, Fachportal für Arbeitgeber Dezember 2019