Überblick
Dokumentations- und Aufzeichnungspflichten bei geringfügig Beschäftigten
Seit dem 01.01.2015 gibt es konkrete Dokumentations- und Aufzeichnungspflichten für Minijobber.
Bei Nichteinhaltung drohen hohe Bußgelder. Arbeitgebern geringfügig Beschäftigter, die ihren Aufzeichnungs- und Dokumentationspflichten zukünftig nicht, nicht richtig, nicht vollständig oder nicht in der vorgeschriebenen Weise nachkommen, handeln ordnungswidrig. Ihnen droht ein Bußgeld bis zur Höhe von 30.000 EUR durch die Behörden der Zollverwaltung.
Seit der Einführung des Mindestlohnes wurden hierfür zusätzliche Stellen geschaffen. Dass die Mindestlohnbestimmungen auch eingehalten werden, ist Aufgabe der Finanzkontrolle Schwarzarbeit (FKS). In den nächsten Jahren dürfen daher vermehrt Kontrollen zu erwarten sein!
Stundenaufzeichnung im Minijob:
Nach dem Mindestlohngesetz sind Arbeitgeber für geringfügig Beschäftigte verpflichtet,
- Beginn,
- Ende
- Dauer der täglichen Arbeitszeit
spätestens bis zum Ablauf des 7. auf den Tag der Arbeitsleistung folgenden Kalendertages
zu dokumentieren und diese Aufzeichnung mindestens 2 Jahre lang aufzubewahren.
Diese Aufzeichnungen sind zu den Entgeltunterlagen für die Sozialversicherung zu nehmen. Formvorschriften, wie die Unterlagen im Detail zu führen sind, gibt es nicht. Allerdings gibt es ein recht einfach gehaltenes Formblatt der Minijobzentrale:
Urlaubsberechnung bei Teilzeitkräften
Der gesetzliche Urlaubsanspruch beträgt jährlich mindestens 4 Wochen bzw. 24 Werktage bei einer 6-Tage-Woche. Nach § 3 Bundesurlaubsgesetz ( BUrlG) kennt das gesetzliche Urlaubsrecht kein Stunden- sondern nur das Tageprinzip:
wie viel Urlaubsanspruch ein Arbeitnehmer hat, wird nicht durch die geleisteten Arbeitsstunden bestimmt, sondern durch die von ihm geleisteten Arbeitstage.
Wenn die Wochenarbeitstage immer dieselbe Anzahl haben, ist die Berechnung einfach:
Individuelle Arbeitstage pro Woche x 24 (Urlaubsanspruch in Werktagen)
6 (übliche Arbeitstage, Montag bis Samstag)
Dies ergibt folgende Ergebnisse:
- Bei einer 6-Tage-Arbeitswoche mindestens 24 Urlaubstage
- Bei einer 5-Tage-Arbeitswoche mindestens 20 Urlaubstage
- Bei einer 4 Tage-Arbeitswoche mindestens 16 Urlaubstage
- Bei einer 3 Tage-Arbeitswoche mindestens 12 Urlaubstage
- Bei einer 2 Tage-Arbeitswoche mindestens 8 Urlaubstage
- Bei einer 1 Tage-Arbeitswoche mindestens 4 Urlaubstage
Bei einer unregelmäßigen Abrufarbeit (Mindestbedingungen siehe § 12 TzBfG) wird die Berechnung komplizierter:
Wie alle Voll- und Teilzeitarbeitnehmer hat der Abrufarbeitnehmer gemäß §3 Abs.1 BUrlG Anspruch auf mindestens 24 Werktage Urlaub. Der gesetzlich geregelte Mindesturlaubsanspruch von 24 Werktagen bezieht sich auch auf die Werktage Montag bis Samstag, also eine 6-Tage-Urlaubswoche. Da bei der Arbeit auf Abruf oftmals nicht an jedem (Werk-)Tag gearbeitet wird, muss die Urlaubsdauer wie bei allen Teilzeitarbeitnehmern zum Urlaub eines Vollzeitbeschäftigten ins Verhältnis gesetzt werden.
Bei stark schwankenden und unregelmäßigen Arbeitszeiten empfiehlt es sich in der Praxis, pro Urlaubstag die auf einen Urlaubstag entfallende anteilige vertraglich vereinbarte Arbeitszeit anzusetzen (z. B. 5-Tage-Woche Montag bis Freitag als „Basismodell“ der Arbeitszeitverteilung mit jeweils 1/5 der vereinbarten Wochenarbeitszeit pro Tag).
Sonst muss zuerst ermittelt werden, an wie vielen Tagen der Woche der Mitarbeiter durchschnittlich in den vergangenen 12 Monaten (bzw. seit Beginn des Arbeitsverhältnisses) gearbeitet hat. Die Gesamtzahl dieser Arbeitstage muss dann durch die Gesamtwochenzahl geteilt werden:
Gesamtzahl der Arbeitstage
Gesamtzahl der Arbeitswochen = durchschnittliche Wochenarbeitstage
Bei einem gesetzlichen Urlaubsanspruch von 24 Werktagen muss dann auf die Wochenarbeitstage umgerechnet werden:
24 Werktage Urlaub
betriebsübliche Wochenarbeitstage (6) x individuelle durchschnittliche Wochenarbeitstage = individueller Urlaubsanspruch in Arbeitstagen
Beispiel:
Bei einer durchschnittlichen 4 – Tage – Woche (wie viel Stunden jeweils, ist zunächst gleichgültig); und üblichen 6 Wochenarbeitstagen, ergibt sich nach der vorhin genannten Formel (24 ./. 6 x 4) ein Urlaubsanspruch von 16 Arbeitstagen.
Checkliste
