Anspruch auf ein Zeugnis haben nur Personen, die in einem Arbeitsverhältnis stehen. Freie Mitarbeiter bleiben davon unberührt. Anspruchsberechtigt sind alle Arbeitnehmer, also auch Teilzeitbeschäftigte, leitende Angestellte, Heimarbeiter, Werkstudenten sowie Arbeitnehmer in einem Probe-und Aushilfsverhältnis. Der Zeugnisanspruch des Auszubildenden ist in § 16 BBiG geregelt, auf den § 26 BBiG für Praktikanten und Volontäre verweist. Gesetzlich festgelegt ist der Zeugnisanspruch in den folgenden im Wesentlichen gleichlautenden Vorschriften: §§ 630 BGB, 109 GewO und 16 BBiG (für Auszubildende). 

Es wird unterschieden zwischen einfachen und qualifizierten Zeugnissen sowie dem Zeugnis bei Beschäftigungsende und dem Zwischenzeugnis. 

Ein einfaches Zeugnis wird ausgestellt, wenn nur eine kurzzeitige Beschäftigung vorlag. 

Folgende Eckpunkte müssen enthalten sein:

• Auskunft über die Person des Mitarbeiters
• Art und Dauer seines Beschäftigungsverhältnisses 

Hierbei muss die Art der Beschäftigung so genau wie möglich dargestellt werden, so dass sich Dritte ein genaues Bild machen können.

Wichtig: Bei einem Auszubildenden müssen zusätzlich Angaben zum Ausbildungsziel gemacht werden und es muss auf die tatsächlich erworbenen beruflichen Fertigkeiten, Kenntnisse und Fähigkeiten eingegangen werden (§ 16 Abs. 2 BBiG) 

Ein grundsätzlicher Anspruch auf ein qualifiziertes Zeugnis liegt vor, sobald das Arbeitsverhältnis wenige Wochen bestanden hat (LAG Köln, 30.03.2001, 4 Sa 1485/00, BB 2001, 1959). Es genügt aber eine Erwähnung der wesentlichen Tätigkeiten und eine kurze Beurteilung (ArbG Frankfurt, 8.8.2001, 7 Ca 8000/00. AuA 2002, 280). 

Ein qualifiziertes Zeugnis muss nur ausgestellt werden, wenn der Arbeitnehmer diese Zeugnisart ausdrücklich verlangt (§ 630 BGB, 109 Abs. 1 S. 3 GewO). 

Das qualifizierte Zeugnis setzt sich aus folgenden 5 Bestandteilen zusammen: 

1. Einleitung: 

• Vorname 
• Geburtsdatum und Geburtsort
• Akademische und öffentlich-rechtliche Titel (z. B. Dr.,Dipl.-Ing.)
• Der Beginn und ggf. das Ende des Beschäftigungsverhältnisses 

 

2. Aufgabenbeschreibung

Hier wird die Entwicklung der Aufgaben des Mitarbeiters seit Beginn des Arbeitsverhältnisses dargestellt.

• Beschreibung des Arbeitsplatzes
• Die Funktion des Arbeitnehmers
• Aufgaben- und Verantwortungsbereich mit Aufgabenschwerpunkten und eventuellen Sonderaufgaben
• Seine Kompetenzen sowie eventuell erteilte Vollmachten
• Etwaige Erweiterungen oder Veränderungen seines Aufgabenbereichs 

 

3. Leistungsbeurteilung 

• Leistungsbereitschaft
• Arbeitsbefähigung
• Arbeitsweise
• Arbeitserfolge (Qualität, Quantität, Geschwindigkeit, ggf. unter Herausstellung herausragender Erfolge und Führungserfolge)
• Zusammenfassende Wertung  

 
4. Verhaltensbeurteilung
Hier wird das Sozialverhalten des Arbeitnehmers gegenüber Vorgesetzten, Kollegen, Untergebenen, aber auch der Umgang mit Geschäftspartnern beschrieben. 

5. Schlussformulierungen 

• Art und Weise der Beendigung des Arbeitsverhältnisses (einvernehmlich oder auf eigenen Wunsch)
• Beendigungstermin (falls noch nicht in der Einleitung genannt)
• Ggf. Dank für die Zusammenarbeit, Bedauern des Ausscheidens und Wünsche für die Zukunft ( hierfür besteht kein Anspruch)  

Ein Zwischenzeugnis wird, anders als ein einfaches oder qualifiziertes Zeugnis, erstellt, wenn das Arbeitsverhältnis weiter fortbesteht (im Umfang eines qualifizierten Zeugnisses). Der Anspruch auf ein Zwischenzeugnis ist nicht gesetzlich geregelt und kann vom Arbeitnehmer nur verlangt werden, wenn ein triftiger Grund hierfür vorliegt. 

Nach der Rechtsprechung des BAG (1.10.1998, 6 AZR 176/97, DB 1999, 903) besteht ein Anspruch auf ein Zwischenzeugnis:  

• bei beträchtlichen betrieblichen Veränderungen
• bei persönlichen Veränderungen des Arbeitnehmers
• wenn der Arbeitnehmer das Zwischenzeugnis zur Vorlage bei Behörden oder Gerichten, für einen Kreditantrag oder auch für eine Bewerbung benötigt  

Der Arbeitnehmer hat aber keinen Anspruch auf ein „Karrierezeugnis“. 

Ein Zeugnis muss klar und verständlich, wohlwollend und wahrheitsgemäß formuliert sein.

Darauf sollte geachtet werden:

•  Aufgabenbeschreibung muss vollständig sein
• Tätigkeiten, die ein Urteil über die Kenntnisse und die Leistungsfähigkeit des Arbeitnehmers ermöglichen, müssen aufgenommen werden
• Unwesentliche Tätigkeiten müssen nicht erwähnt werden
• Laut BAG haben Arbeitnehmer grundsätzlich nur einen Anspruch auf eine durchschnittliche Leistungsbeurteilung im Arbeitszeugnis (befriedigend, Note 3).Bei einer unterdurchschnittlichen Leistungsbeurteilung steht der Arbeitgeber in der Beweispflicht
• Will der Arbeitnehmer eine überdurchschnittliche Leistungsbeurteilung, steht er in der Beweispflicht
• Einmalige Vorfälle oder Umstände dürfen nicht ins Zeugnis aufgenommen werden
• Negatives muss klar und unmissverständlich ausgedrückt werden 

Was nicht ins Zeugnis darf:  

• Gründe, die den Arbeitgeber veranlasst haben, die Kündigung auszusprechen
• Behinderungen und Krankheiten (z.B. Alkoholabhängigkeit), es sei denn, der ausgeübte Beruf kann aufgrund dessen nicht mehr ausgeübt werden
• Krankheitsbedingte Fehlzeiten
• Gewerkschaftszugehörigkeit oder Tätigkeit als Betriebsrat darf nur genannt werden, wenn Arbeitnehmer dies wünscht
• Verdacht einer strafbaren Handlung, es sein denn, die Straftat wurde erwiesen, dann folgende Formulierung möglich „Das Arbeitsverhältnis endet wegen Unstimmigkeiten.“
• Vertragsbruch des Arbeitnehmers darf im Arbeitszeugnis nur angedeutet werden; folgende Formulierung ist zulässig (LAG Hamm, 24.9.1985, Sa 833/85, LAGE Nr. 1 zu § 630 BGB): „Herr/Frau… hat unsere Gesellschaft aus eigenem Entschluss am… verlassen, um sofort eine neue Tätigkeit anzunehmen.“ 

 

Auf diese Formalien müssen Sie achten 

Das gehört in jedes Zeugnis: 

• der Aussteller des Zeugnisses
• der Ausstellungsort
• der Ausstellungszeitpunkt 

Briefbogen

Der Arbeitnehmer hat Anspruch darauf, dass sein Zeugnis auf einem Firmenbriefbogen geschrieben wird. Es gibt jedoch unterschiedliche Auffassungen, ob die Anschrift des Arbeitnehmers in das Adressfeld des Briefbogens aufzunehmen ist.  

• Das Zeugnis muss schriftlich und in deutscher Sprache abgefasst werden. 
• Die Abfassung in elektronischer Form (E-Mail) ist gemäß § 109 Abs. 3 GewO ausdrücklich ausgeschlossen.
• Von der äußeren Form her muss das Zeugnis sauber und ordentlich aussehen
• Die Ausstellung des Zeugnisses kann nur von Weisungsbefugten vorgenommen werden
• Das Ausstellungsdatum muss zeitnah zum Beendigungszeitpunkt gewählt sein

Wann kein Anspruch mehr auf ein Zeugnis besteht  

Der Anspruch auf Erstellung eines Arbeitszeugnisses verjährt spätestens nach drei Jahren (§ 195 BGB). 

Zu beachten sind auch Ausschlussfristen im Arbeitsvertrag, wonach der Anspruch auf Zeugniserteilung u.U. innerhalb kurzer Zeit geltend zu machen ist, damit er nicht verfällt. 

Und schließlich kann der Anspruch auch verwirkt sein. Eine Verwirkung tritt ein, wenn der Arbeitnehmer mehrer Monate verstreichen lässt, bevor er das Zeugnis bzw. die Korrekturen vom Arbeitgeber fordert. Über die Zeitspanne gibt es jedoch unterschiedliche Rechtsprechungen. Im Allgemeinen liegt diese zwischen 10 und 11 Monaten. 

Wenn das Zeugnis fehlerhaft ist 
Wenn das Arbeitszeugnis die notwendigen Anforderungen nicht erfüllt, kann der Arbeitnehmer entsprechende Änderungen verlangen. Es ist auch denkbar, dass der Arbeitnehmer Schadensersatz fordert, wenn er aufgrund des fehlerhaften Zeugnisses erst später oder gar keine Anstellung findet oder nur zu einem geringeren Gehalt eingestellt wird. Die Beweispflicht liegt hier auf der Seite des Arbeitnehmers. 

Des Weiteren ist es auch möglich, dass der Folgearbeitgeber Schadensersatzansprüche geltend macht, wenn der Arbeitnehmer zu positiv beurteilt oder gegen die Wahrheitspflicht im Zeugnis verstoßen wurde. In diesem Fall liegt die Beweispflicht beim Folgearbeitgeber. 

Worauf Sie bei der Zeugnisinterpretation achten müssen  

• Auf Widersprüche im Zeugnis achten
• Ein Fehlen individueller Aspekte und die Verwendung der üblichen Zeugnisfloskeln spricht dafür, dass die Zufriedenheit nicht sehr groß gewesen sein kann
• Das Zeugnis ist glaubwürdiger, wenn individuelle Eigenschaften und Fähigkeiten gewürdigt werden
• Zeugnislänge: ein sehr kurzes Zeugnis sagt aus, dass es über den Arbeitnehmer nicht viel zu sagen gab; ein sehr langes Zeugnis von mehr als zwei Seiten lässt darauf deuten, dass der Arbeitnehmer das Zeugnis selbst verfasst hat
• Endtermin des Beschäftigungsverhältnisses, wenn dieser nicht auf das Monatsende fällt à Hinweis auf eine fristlose Kündigung (Ausnahme: Kündigung während der Probezeit) 

Bei einem Beschäftigungsende zum 15. eines Monats prüfen, ob es sich um eine Kündigung innerhalb der vorgesehenen Fristen oder eine fristlose Kündigung handelt à beim Bewerber nachfragen 

• Ausstellungsdatum: Eine große Zeitspanne zwischen Ausstellungsdatum und Endtermin des Beschäftigungsverhältnisses kann auf gerichtliche Auseinandersetzung hindeuten
• Zeugnisse von verschiedenen früheren Arbeitgebern auf den gleichen Grundtenor hin vergleichen 

 

Die Zeugnisübergabe 
Das Zeugnis muss in den Büroräumen bereitgehalten werden, so dass es vom Arbeitnehmer abgeholt werden kann. Es besteht eine Holschuld des Arbeitnehmers. 

Wenn dem ausscheidenden Arbeitnehmer Hausverbot erteilt wurde, wandelt sich diese in eine Bringschuld von Seiten des Arbeitgebers um. Ist das Abholen des Zeugnisses für den Arbeitnehmer mit unzumutbaren Belastungen verbunden, muss der Arbeitgeber es ihm auf eigene Kosten und eigene Gefahr zukommen lassen (Schickschuld).

Musterformulierungen für die betriebliche Praxis 

 

Formulierungen zur Arbeitsbereitschaft  

 

Formulierung zur Leistungsbereitschaft

 

Weitere Hinweise

(Quelle: BWRmed!a) 

Note 1 … arbeitete stets zu unserer vollsten Zufriedenheit  …
Note 2 … arbeitete zu unserer vollsten Zufriedenheit … (oder auch: stets zu unserer                 vollen …)
Note 3 … arbeitete zu unserer vollen Zufriedenheit  …
Note 4 … arbeitete zu unserer Zufriedenheit …
Note 5 … im Großen und Ganzen zu unserer Zufriedenheit …
Note 6 … bei seinen Aufgaben hat er sich im Rahmen seiner Möglichkeiten bemüht.

 

Beachten Sie diese Regeln: 

Bei einer sehr guten Bewertung (Note 1) wird eine Zeitangabe (stets, jederzeit usw.) mit einem größtmöglichen Lob (äußerst, sehr usw.) verbunden.

Bei einer guten Bewertung (Note 2) wird eine Zeitangabe (stets, jederzeit usw.) mit einem großen Lob (gut, in hohem Maße usw.) verbunden. 

Bei einer befriedigenden Bewertung (Note 3) wird eine Zeitangabe (stets, jederzeit usw.) ohne zusätzliches Lob verwendet. 

Bei einer ausreichenden Bewertung (Note 4) wird sowohl auf eine Zeitangabe als auch auf ein Lob verzichtet. 

Bei einer mangelhaften Bewertung (Note 5) werden Aussagen durch Worte wie „grundsätzlich“ oder „im Wesentlichen“ eingeschränkt.  

Bei einer ungenügenden Bewertung (Note 6) werden nur die Bemühungen des Mitarbeiters beschrieben. Hier sind Ausdrucksweisen wie „hat sich bemüht“, „hat sich den Aufgaben mit Fleiß gewidmet“ und „wollte den Aufgaben gerecht werden“ angebracht. 

Darüber hinaus gibt es eine ganze Reihe von Formulierungen, die auf den ersten Blick positiv klingen, hinter denen sich aber Botschaften verbergen. Hier eine kleine Übersicht, die Sie im Hinterkopf haben sollten, wenn Sie die Zeugnisse von Bewerbern studieren und vor späteren Enttäuschungen sicher sein wollen:

Das steht im Zeugnis: Er hat sich im Rahmen seiner Fähigkeiten eingesetzt.   
Das bedeutet: Er hat das getan, was er konnte, viel ist dabei nicht herumgekommen.

Das steht im Zeugnis: Er erledigte alle Arbeiten mit großem Fleiß und Interesse.    
Das bedeutet: Er war eifrig, aber eben nicht besonders tüchtig.

Das steht im Zeugnis: Er hat alle Arbeiten ordentlich/ordnungsgemäß erledigt.    
Das bedeutet: Bürokrat, ohne jede Eigeninitiative.

Das steht im Zeugnis: Er entsprach unseren Erwartungen.    
Das bedeutet: Er erbrachte durchweg schlechte Leistungen.

Das steht im Zeugnis: Er war loyal, freundlich und hilfsbereit.    
Das bedeutet: Leider fehlten fachliche Leistungen.

Das steht im Zeugnis: Er hat nie Anlass zu Klagen gegeben.    
Das bedeutet: Aber auch keinen Anlass für Lob.

Das steht im Zeugnis: Er war wegen seiner Pünktlichkeit ein Vorbild.    
Das bedeutet: Schlechte Leistungen. Das einzig Erwähnenswerte ist eine Selbstverständlichkeit.

Das steht im Zeugnis: Er war immer mit Interesse bei der Sache.   
Das bedeutet: Interesse ja – Leistungen nein.

Das steht im Zeugnis: Er zeigte für seine Arbeit Verständnis.    
Das bedeutet: Er war faul und hat nichts getan.

Das steht im Zeugnis: Er erledigte die ihm übertragenen Leistungen mit großem Fleiß und Interesse.    
Das bedeutet: Eifriger Mitarbeiter, aber wenig erfolgreich bei der Umsetzung.

Das steht im Zeugnis: Allen Aufgaben hat er sich mit Begeisterung gewidmet.    
Das bedeutet: Aber ohne Erfolg.

Das steht im Zeugnis: Er war sehr genau.    
Das bedeutet: Aber auch entsprechend langsam.

Das steht im Zeugnis: Sein Verhalten gegenüber Mitarbeitern und Vorgesetzten war stets einwandfrei.    
Das bedeutet: Er hatte zu den Kollegen ein besseres Verhältnis als zu den Vorgesetzten. Wichtig ist, auf die Reihenfolge zu achten!

Das steht im Zeugnis: Er war sehr tüchtig und wusste sich gut zu verkaufen.    
Das bedeutet: Ein sehr unangenehmer, überheblicher Mitarbeiter.

Das steht im Zeugnis: Er hat zur Verbesserung des Betriebsklimas beigetragen.    
Das bedeutet: Der Mitarbeiter trank ganz gerne mal einen Schluck Alkohol.

Das steht im Zeugnis: Er bewies für die Belange der Kollegen stets Einfühlungsvermögen.    
Das bedeutet: Er suchte während der Arbeitszeit sexuelle Kontakte im Kollegenkreis.

Das steht im Zeugnis: Für die Belange der mitarbeitenden Kollegen bewies er immer umfassendes Verständnis.
Das bedeutet: Homosexuelle Aktivitäten im Unternehmen.

Das steht im Zeugnis: Seine Geselligkeit wurde im Kollegenkreis geschätzt.    
Das bedeutet: Zu viel Alkohol im Dienst.

Das steht im Zeugnis: Wir haben uns im gegenseitigen Einvernehmen getrennt.    
Das bedeutet: Dem Mitarbeiter wurde gekündigt, oder ihm wurde nahegelegt, von sich aus zu kündigen oder es ging ein Kündigungsschutzprozess voraus.